Организационные аспекты службы финансового контроллинга и элементы ее структуры

Усложнение хозяйственного механизма и коренные превращения его структуры в необычных и сложных условиях рыночной среды требуют от менеджеров поиска новых методов управления с целью обеспечения конкурентоспособности предприятий на внутреннем и внешнем рынках. Основные причины такого явления – это усиление глобальных тенденций развития бизнеса в направлении использования стратегии предприятия (поиск новых технологий, удовлетворение новых потребностей покупателей, инновационный тип мышления), усиление конкуренции, влияние государственной регуляции, технологические сдвиги и углубление мирового финансово-экономического кризиса.

Отмеченные причины требуют пересмотра форм и методов управления, быстрой адаптации к постоянно изменяющимся условиям производства и сбыта. Одной из таких концепций современного управления в условиях быстрого изменения среды и выступает финансовый контроллинг, который способен обеспечить качественной информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Факторы влияния на организацию системы и процессов финансового контроллинга делятся на внутренние и внешние. Внутренние факторы влияния (обусловленные окружающей средой) – это общая экономическая ситуация, рынок капитала, рынок сбыта и снабжения, конкурентные условия, развитие технологии.

Внутренние факторы (обусловленные предприятием) – это величина предприятия, объемы производства, технология производственного процесса и обработки информации и организационная форма предприятия.

Так же можно выделить факторы влияния, обусловленные человеческим (субъективным) аспектом – уровнем образования, квалификации, профессиональным опытом и отношением к предприятию. Управление немыслимо без учета человеческого фактора. Необходимо представлять предприятие в виде коллектива, в котором индивидуальные цели могут не совпадать с целями объекта хозяйственной деятельности. Недостатки в работе персонала, специально выделенной команды (антикризисной группы, команды проекта и др.) снижают эффективность управления и ведут к кризисным ситуациям. Типичными недостатками команды являются:

• отсутствие согласованности;
• неспособность эффективно завершать дискуссии (решать проблемы, принимать решения);
• жесткая и неоправданная иерархия;
• слабое лидерство и неадекватные указания руководства;
• недостаточное привлечение персонала к участию управления предприятием;
• отсутствие стимулирования деятельности работников;
• недостаток ответственности;
• не соответствующие реальности ожидания;
• слабый уровень обслуживания контрагентов (игнорирование, пренебрежение мелких и внутренних потребителей);
• явные и скрытые конфликты.

С точки зрения субъективного или личного подхода, учитывается влияние заинтересованных лиц (руководителей, власти и др.) на управление предприятием. Вместе с учетом человеческого фактора как ресурса (трудового, интеллектуального), следует отметить важность учета социально психологических, морально-этических особенностей лиц, которые принимают решение, их профессиональных качеств, компетентности, опыта, навыков, личных целей и тому подобное. Применение того или другого подхода должно согласовываться с конкретной ситуацией. Например, если предприятие функционирует в стойкой среде, то стратегические изменения необязательно должны заключать в себе инновационные процессы. Сбор, анализ и предоставление необходимой информации возлагается на систему контроллинга.

Подсистема финансового контроллинга распространяется на все сферы деятельности предприятия, определяет центры ответственности и организует следующие элементы управления:

• планирование и бюджетирование, которые формируются на основе центров ответственности производственно-хозяйственной системы;
• систему управленческого учета, построенную на основе центров ответственности и их бюджетов;
• информационные потоки (документооборот), которые позволяют оперативно фиксировать текущее состояние выполнения бюджетов центров ответственности;
• мониторинг и анализ результатов финансово хозяйственной деятельности предприятия, выявление причин отклонений и формирование действий персонала в рамках центров ответственности.

Организационной ошибкой будет возложение на отдел финансового контроллинга лишь функций контроля, ведь контроллинг, как уже отмечалось в предыдущем разделе,- это не контроль, а управление хозяйственной деятельностью предприятия. Финансовый контроллинг выполняет функции консультирования и обслуживания, подготовки и реализации решений. Эти специальные задания контроллинга распространяются на финансовое учреждение в целом, его продуктовые, функциональные и региональные подразделы (подсистемы), группы продукции и услуг, программы мероприятий и проекты на всех уровнях управления.

Значение функции информационного обеспечения руководства предприятия сегодня значительно возрастает во всех сферах деятельности. При этом контроллинг может достигать своей цели только при условии определенного стиля управления, в рамках какого согласование целей и оценка результатов происходят в процессе обсуждений сотрудников отдела контроллинга и руководителей структурных единиц предприятия. Особенное значение имеет разграничение заданий контроллингу и заданий другим сферам предприятия.

Для обеспечения эффективности контроллинга на предприятии необходимо достижение сбалансированной работы всех составляющих его организационно экономического механизма:

• информационного обеспечения контроллинга (совокупность информационных потоков, которые обеспечивают непрерывное функционирование процесса);
• материально-технического обеспечения контроллинга (средств, которые обеспечивают выполнение необходимых операций относительно сбора, учета, обработки, хранения и передачи информации в системе контроллинга);
• методического обеспечения контроллинга (совокупность методов финансового планирования, организации, учета, контроля, анализа и регуляции в пределах системы контроллинга);
• кадрового обеспечения финансового контроллинга, а также системы распределения задач и функций контроллинга между подразделами предприятия;
• механизма оценки эффективности системы финансового контроллинга и отдельных управленческих решений в системе контроллинга;
• конкретных инструментов финансового контроллинга (системы показателей контроллинга, что отображает цели и ограничения системы финансового управления).

Решение всех вопросов организации контроллинга приведет к созданию целостной системы финансового контроллинга на предприятии в современных условиях.