Организация специальных событий

Для создания и поддержания позитивного общественного мнения, обеспечения желаемого поведения партнеров используют разнообразные специально организуемые формы делового общения. К традиционным формам общения можно отнести следующие.

Брифинг (от англ. brief – краткий, сжатый) – короткая встреча руководства фирмы с журналистами с приглашением представителей органов государственной власти. На ней излагается сообщение по поводу темы встречи. Нередко используется для объяснения чрезвычайных событий.

Прием – заранее подготовленная форма совместного проведения времени представителями фирмы – хозяина и гостей. Существуют две разновидности приема:

• текущий – осуществляемый на регулярной основе и относящийся к повседневной деятельности фирмы;
• представительский – эпизодическое общение с гостями по случаю знаменательных событий.

Основные правила проведения приемов определяются нормами дипломатического протокола и этикета. Приемы бывают дневные и вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием гостей по распределенным местам и без этого. Дневные приемы:

1. «бокал шампанского» и «бокал вина». Проводится в дневное время, длится 1 час, сопровождается легкими напитками и закусками. Поводом может служить годовщина фирмы, проводы партнеров, открытие выставки, показ образцов товаров и др.;
2. «завтрак». Проводится с 8.00 до 15.00, продолжительность -1,5 - 2 часа. Подается небольшое количество блюд. Поводом является визит необходимых людей, подписание контрактов, поддержание полезных связей и др.

Вечерние приемы являются более торжественными формами, организуются по важным поводам, предполагают вечернюю форму одежды:

1. «коктейль». Проводится в вечернее время, длится 2 часа. Подаются напитки, холодные закуски, горячие блюда;
2. «фуршет». Время проведения то же, что и для «коктейля». Проводится стоя, приглашенные сами выбирают закуски на накрытом столе;
3. «oбед». Проводится в 17.00-19.00, длится два и более часов. Проходит за общим столом, затем в менее официальной обстановке подаются фрукты, чай и кофе;
4. «обед - буфет». Проводится в вечернее время, отличается от «обеда» тем, что гости рассаживаются по своему усмотрению по 4-6 человек за столом. На одном большом столе подаются закуски, которые гости сами выбирают и садятся за свободный столик;
5. «чай». Время проведения – 16.00 - 18.00, Продолжительность – 1-1,5 часа. Организуется обычно для женщин. Устанавливается один или несколько столов, с кондитерскими изделиями, фруктами, десертными и сухими винами, соками;
6. «ужин». Проводится в 20.00, в остальном правила те же, что и для «обеда».

Конференция – более формальный прием, чем предыдущие виды делового общения. Повод – продвижение идей, новой продукции. Это совещание, посвященное рассмотрению определенной проблемы, на котором присутствующие выступают с подготовленными короткими докладами. По материалам информации обычно издают сборники тезисов докладов.

Пресс-конференция проводится в определенное устроителями время, используется для выяснения спорных вопросов, привлечения внимания к какой-либо проблеме. Обычно посвящена определенной теме, имеет план проведения, контролируемый ведущим. Предусматривает легкое угощение.

Презентация – представление фирмы или новой продукции, новых лиц компании. Отличается от пресс конференции большим количеством приглашенных от общественных кругов, большим акцентом на культурной программе, тематикой.

Организация должна использовать любое событие для PR-обращения в любой форме. Для этого можно даже использовать какие то негативные моменты, указав их в PR-обращении, но сделав акцент на положительные стороны деятельности. Главное правило, которого должна придерживаться организация,- это регулярность ее связей с общественностью.

Пресс-конференция обычно посвящена проблемным темам, презентация – конкретным результатам в деятельности фирмы. Начинается обычно во второй половине дня, длительность – 4 часа.

Одним из вариантов информационного повода может быть рекорд. Например, компания UMC в поддержку продвижения своего бренда «Джине» сшила самые большие в мире джинсы. А компания «Луганскхолод» изготовила самый длинный рулет из мороженого для того, чтобы в начале сезона привлечь внимание к своей торговой марке «Королевское мороженое». На пресс-конференцию были приглашены все СМИ города, собкоры центральных изданий и телеканалов.

Каждый журналист смог получить необходимую информацию о рекорде непосредственно от руководителя компании, технического и производственного директора. Был подготовлен общий пресс-релиз, который разослали всем партнерам компании.

Дни открытых дверей – ознакомление всех желающих с деятельностью фирмы, ее планами. Проводятся экскурсии по фирме, затем ведущие или руководство отвечает на вопросы. Длительность проведения не ограничена, иногда включает обед и культурную программу.

Круглый стол – обсуждение проблем и идей. Широко применяется в сфере науки, бизнеса, деловых кругах. Тема оговаривается заранее. Число участников ограничивается 15 человеками. Работу организует ведущий, который в конце делает короткое резюме по обсуждаемой теме.

Выставки, ярмарки – специально организованная демонстрация продукции, идей. Бели выставка ограничивается показом, то ярмарка дополняется продажей экспонатов. Обычно приурочиваются к торжественным событиям или праздникам. Сопровождаются большой культурной и развлекательной программой.

Спонсорство подразумевает финансовую поддержку фирмой различных видов деятельности – информационной (теле- и радио- передачи, публикаций специальных материалов), общественной (развитие клубов по интересам, проведение благотворительны» акций в помощь инвалидам, детям и пожилым людям), спортивной (помощь спортивным ассоциациям и командам, организация соревнований) или культурной (содействие развитию изобразительного или сценического искусства) в обмен на возможность демонстрации своей фирменной марки.

Событийный маркетинг отличается от спонсорства только тем, что подразумевает финансовую поддержку особо значимых непродолжительных мероприятий, таких, например, как Олимпийские игры, некоторые выставки и концерты.