Стиль, содержание и правила составления делового письма

Длительное время переписка была единственной формой делового общения. Появление новых, более надежных и быстрых средств не снизило актуальности грамотного использования переписки. Рассмотрим некоторые правила составления деловых писем.

1. Принцип KISS. (Keep it short and simpl.- Соблюдай краткость и простоту.). Требует выполнения правил, заложенных в названии:

  • короткие слова;
  • меньше слов;
  • использование иллюстраций.

Существуют разнообразные методы для определения простоты и удобочитаемости текста. Остановимся на двух из них - на «индексе туманности» Р. Ганнинга (в некоторых источниках называется ФОГ-индексом) и методе Р. Френча.

Общим в этих методах является следующее:

  • разработаны для англоязычных текстов;
  • используются для оценки уровня образования, необходимого для полного понимания текста; базируются на расчете сложных слов (имеющих более трех слогов), количестве слов в предложении;
  • используются для текстов, написанных в прозе, состоящих из предложений.

2. Не включать в текст лишние слова, которые не несут смысловой нагрузки, избегая стереотипных и жаргонных выражений.

3. Использовать общепринятые, знакомые читателю термины, не применять устаревшие слова и выражения.

4. Придерживаться правила эвфемизма - использование мягких выражений вместо грубых или непристойных («не сочиняйте» вместо «не врите»).

5. Использовать акценты, т.е. перенос голосового ударения на конкретные слова для ясного однозначного понимания текста. Одно и то же предложение с ударением на разные слова будет иметь различный смысл.

6. Соблюдать правила грамматики, пунктуации, правописания.

7. Стремиться точно, выразить мысль, которую надо донести до читателя.

8. Исключить повторения: изложив одну мысль, переходить к следующей, не возвращаясь к предыдущей.

9. Строить текст в действительном залоге (подлежащее, сказуемое, дополнение), страдательный залог использовать для научных отчетов (дополнение, сказуемое, подлежащее).

В деловой переписке существуют определенные правила планировки страницы. Использование в деловой переписке компьютерного набора позволило выработать такие общепринятые правила:

  • использование блочной планировки. Это предполагает, что весь текст выравнивается по левому полю. В структуре письма выделяются такие блоки: печатная шапка фирменного бланка, дата написания письма и ссылка на письмо адресата, имя и адрес получателя, описание ситуации, заголовок темы письма, основной текст, завершающие фразы;
  • использование открытой пунктуации, т.е. игнорирование запятых и точек в отдельных блоках письма (адрес, заключительная часть).