Что собой представляют функции менеджмента?

Что собой представляют функции управления?

Управление – это направление со стороны управляющего органа воздействие на объект управления с целью получения установленного результата, согласования и корректировки действий исполнителей. Оно включает предвидение, планирование, организацию, контроль и регулирование процессов исполнения работ.

Управление предприятием находит свое выражение в реализации определенных функций управления – направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач финансово-хозяйственной деятельности организации.

Функция – широко распространенное и многозначное понятие. Функция (лат. functio) – это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Это понятие широко используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности.

В производственно-экономических системах понятие «функция» также широко применяется к системе в целом, объекту и субъекту управления, отдельным подсистемам и видам деятельности.

Наиболее распространена классификация, при которой к ним относятся функции планирования, организации, мотивации, координации и контроля. Кроме того, можно отметить, что область деятельности, которая называется менеджментом предприятия, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:

1. Общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность).
2. Управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация).
3. Конкретные области управления (маркетинг, научно-исследовательские работы, производство, кадры, финансы).

Рассмотрим, каким образом отдельные функции менеджмента оказывают влияние на уровень эффективности деятельности организации.

Как реализуется функция планирования в организации?

Планирование - это определение оптимального результата в условиях действия заданных ограничений по времени и ресурсам. Является начальным звеном управления производственным и финансово-хозяйственным процессом. На данном этапе управления определяются цели, возможности субъекта хозяйствования, обосновываются плановые задания и перспективы развития. Таким образом, планирование готовит основу для того, чтобы реализовать цели предприятия и пути достижения этой цели, а организация как функция управления создает систему, главным компонентом которой выступают люди.

Согласно концепции немецкого профессора Д. Хана планирование – это ориентированный в будущее систематический процесс принятия управленческих решений. Выделяют стратегическое планирование, ориентированное на продолжительное существование предприятия, обеспечиваемое путем поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности), и оперативное планирование – формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие организации в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей.

После развала СССР слова «план», «плановая экономика» стали употребляться с отрицательным оттенком. Недостатки экономики СССР некоторые связывали с тем, что она была «плановой». Однако знакомство с опытом ведущих западных компаний, с положениями западной науки об управлении показывает, что вопросам планирования на Западе уделяется все больше внимания, планы готовились и готовятся более тщательно, чем это было в СССР. Например, очереди в советских магазинах и недостаток ряда товаров объясняются, прежде всего, плохим планированием системы торгового обслуживания и, соответственно, выпуска товаров народного потребления.

Технология планирования хорошо разработана и постоянно совершенствуется. Исходя из миссии и основных принципов работы предприятия, отвечающие на вопрос «Зачем?», формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до общих задач, а те – до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы – материальные, финансовые, кадровые, временные – и при необходимости пересматриваются задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, чтобы существовали необходимые резервы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.

Как реализуется функция организации в организации?

Организация. Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом для достижения высокой эффективности деятельности важно выполнение следующих условий:

• решение одних и тих же вопросов не должно находится в ведении разных подразделений;
• все функции управления должны входить в обязанности подразделений, осуществляемых управленческую работу;
• на любое подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые могут эффективно решаться в другом подразделении.

Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условий ее функционирования. Это процесс объединения людей и средств для эффективной работы и достижения поставленных целей.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей. В независимости от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

• определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
• определение видов деятельности по достижению этих целей;
• разделение и поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
• координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, и установление рабочих взаимоотношений;
• обеспечение единства цели и работы каждого члена предприятия на общую цель, т.е. никто не должен работать вразрез целям предприятия;
• определение границы менеджмента и ответственности менеджеров за управление подчиненными им работниками.

• деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям;
• делегирование полномочий.

Поскольку системы управления производством необычайно сложны и динамичны, установленные связи не могут оставаться «жесткими». Даже при самой идеальной организации систем в процессе их функционирования начинают возникать отклонения в связях и пропорциях между отдельными элементами.

Так как система характеризуется цельностью, единством своих структурных элементов, то эти отклонения влекут за собой цепь других отклонений, что, в конце концов, приводит к нарушениям ритма работы системы и даже к ее остановке и распаду. Чтобы этого не произошло, в рамках уже созданной организации необходимо своевременно обнаруживать возникающие отклонения и устранять их в процессе координации.

«Структура управления организацией», или «организационная структура управления» - это одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все процессы, протекающие в ней, осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам предприятия.

К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования организационных структур. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:

1. организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям;
2. нужно предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию;
3. формирование структуры управления целесообразно связать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними;
4. между функциями и обязанностями, с одной стороны, а также полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к неэффективному функционированию системы управления в целом;
5. организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде предприятия, что существенно влияет на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров более низкого уровня. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

Как реализуется функция мотивации в организации?

Мотивации – это совокупность сил, которые побуждают человека осуществлять деятельность с затратой определенных усилий, с определенным уровнем старания и добросовестности, с определенной степенью настойчивости, в направлении достижения определенной цели. Процесс мотивации очень сложен и неоднозначен.

Существует множество различных теорий мотивации, пытающихся дать объяснение этому явлению. Эти теории можно представлены двумя группами. Первую группу составляют теории, концентрирующиеся на выявлении и анализе содержания факторов мотивации, вторую – теории мотивации, точкой концентрации внимания которых являются динамика взаимодействия различных мотивов, т.е. то, как инициируют и направляется поведение человека. Первая группа теорий обычно называется группой содержательных теорий мотивации, вторая группа – группа теорий процесса мотивации.

Как реализуется функция координации в организации?

Координация – установление гармонии между участниками производства, между управляющей и управляемой системами. Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. На предприятиях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация руководителями уровней управления.

Задачей координации является достижение необходимого и достаточного для нормального функционирования системы управления состояния упорядоченности ее элементов.

Одно из основных условий успешной деятельности предприятия – согласованность действий менеджеров этого предприятия. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели – цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Как реализуется функция контроля в организации?

Контроль. Насколько бы хорошо не были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы, поскольку будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников, а также многие другие причины нарушают планы предприятия. Эти нарушения, и необходимо обнаружить с помощью системы контроля. Например, следует регулярно – раз в день, неделю или месяц – возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного состояния.

Контроль как функция менеджмента связан с функционированием объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. В значительной степени эффективность контроля определяется предварительными исследования и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми.

На менеджере лежит обязанность контролировать выполнение принятых ранее управленческих решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но практика показывает, что этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. При этом могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Следует отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником хотя бы раз в год. К сожалению, в нашей стране подобные собеседования не приняты.

Выборочный контроль работы сотрудников также может быть полезен. При этом вместе с выборкой людей полезна и выборка из совокупности дел, которыми занимается данный сотрудник. Сравнительно небольшие затраты времени менеджера позволяют держать под контролем обе данные совокупности, каждый элемент который имеет некоторую (одну и ту же для всех элементов совокупности) вероятность быть отобранным и тщательно проконтролирован.

Выводы

Основные функции управления неразделимы. Они связаны между собой, взаимозависимы и взаимообусловлены. Они переплетаются во времени, каждая из них выступает вперед или отступает, когда этого требует ход процесса производства или необходимость воздействия на управляемую систему. Таким образом, функции управления реализуются во всех управляемых системах процесса производства, но в каждой из этих систем значение функции управления приобретает особые черты, обусловленные содержанием процесса управления в определенной системе, характером и направлением воздействия, оказываемого на нее, восприимчивостью этой системы, наконец, той ролью, какую выполняет функция управления в целенаправленном воздействии на производство.