Существуют ли особенности планирования личной работы менеджера?

Руководитель – центральная фигура административного управления, от успешности его работы зависят эффективность и результаты деятельности предприятия в целом. Руководитель действует на основе принципа единоначалия, он наделен широкими полномочиями и правами, однако при этом и отвечает за результаты деятельности всего предприятия.

Важным качеством менеджера является быстрое реагирование на изменения, происходящие на предприятии и за его пределами. Менеджеры постоянно испытывают давление высшего руководства, подчиненных, деловых партнеров, то есть правильно распоряжаться временем для них является жизненной необходимостью.

Анализ исследования рабочего времени отечественными руководителями говорит о следующем: продолжительность рабочего дня превышает норму на 3 часа. Установлено, что незапланированный телефонный разговор длительностью 3 минуты требует 15-20 минут дополнительного времени, для того, чтобы восстановить работоспособность.

Проведенные исследования показали, что руководитель высшего уровня работает 60-80 часов в неделю. Что касается руководителей среднего уровня, то они 89% времени тратят на общение с подчиненными и вышестоящим руководством, поскольку именно они готовят информацию для принятия решений вышестоящими руководителями, отдают распоряжения и выдают задания линейным руководителям.

Низовое звено управления характеризуется тем, что работа руководителя напряженная и характеризуется частыми перерывами, переходами от решения одной задачи к другой. Средняя продолжительность выполнения одного задания составляет приблизительно 48 секунд. Срок выполнения решений также короткий – до 2-х недель.

Следовательно, рабочее время руководителя необходимо планировать так же, как все остальные ресурсы. Основное преимущество планирования работ заключается в экономии рабочего времени. Процесс планирования должен начинаться с выбора цели. При этом необходимо осознавать, что цель – это не то, что делается, а то, ради чего все это делается. Цель – это своего рода вызов, который заставляет действовать. Цели дают возможность определиться, в каком направлении необходимо двигаться. Итак, цели – это отправная точка планирования, они лежат в основе построения организационных отношений, на них основывается система мотивации, кроме того, они считаются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда как работников, так и отдельных подразделений и предприятия в целом.

Цели менеджеров должны соответствовать следующим требованиям:

• быть достижимыми;
• быть конкретными и приемлемыми;
• должны разрабатываться за конкретный временной интервал. Если сроки выполнения этого или иного дела не соблюдены, то можно считать, что цели не достигнуты;
• должны согласовываться между собой.

Процесс установления личных целей менеджера предусматривает три этапа:

1. Определение контура целей. Здесь нужно ответить на вопрос: что руководитель желает достичь в личном и профессиональном плане?
2. Анализ возможностей достижения поставленных целей. При этом надо проанализировать свои сильные и слабые стороны, которые могут облегчить или затруднить достижение целей, а также соответствие между целями и наличием ресурсов. Например, руководитель ставит цель – стать вице-президентом по внешнеэкономическим вопросам. Для этого ему нужно выяснить, какими ресурсами он располагает (временными, материальными, способностями общения на иностранных языках) для достижения цели.
3. Уточнение и конкретную формулировку целей. Они должны быть четко сформулированы и иметь временную характеристику. После этого начинается сам процесс составления плана. Поскольку работа руководителя зависит от множества факторов, предсказать их достаточно сложно, то план личной работы состоит, как правило, на день, неделю, месяц. При этом в плане на месяц намечаются первоочередные и самые важные дела.

На практике планирование времени заключается в его распределении по видам работ. Общее распределение рабочего времени строится на основе распорядка дня высшего руководства, с учетом периодичности выполнения отдельных видов работ. Следует учитывать, что с увеличением уровня управления уменьшается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и увеличивается время на отдельную организационную и представительскую работу, решение социальных проблем.

Планирование работы менеджера осуществляется следующим образом:

• Первый этап предусматривает составление перечня дел, которые необходимо выполнить в течение планового периода (это могут быть задачи по перспективному перечню дел; задачи, не выполненные в предыдущем периоде). Этот перечень должен быть составлен в письменной форме. Например, совещание, работа с документами, контроль, телефонные переговоры и т.п. На этой стадии достаточно только приблизительное ранжирование задач.
• Второй этап предстает в определении затрат времени на выполнение каждого задания. Безусловно, все предусмотреть невозможно, но, например, прием посетителей можно четко ограничить.
• Третий этап. Поскольку все предусмотреть невозможно, нужно заранее запланировать резерв времени на непредвиденные работы.

В общем, рабочее время руководителя можно распределить следующим образом:

• дела по списку – 60%. Исходя из 8-часового рабочего дня запланирована активность не должна превышать 5-6 часов;
• резерв времени на непредвиденные работы – 20%;
• резерв времени на творческую деятельность руководителей – 20%.
• На четвертом этапе определяется фонд рабочего времени планового периода – 5-6 часов в день. Таким образом, в недельном плане на 5-дневную неделю общий фонд составляет 40 часов, а для решения плановых задач – не более 30 часов.
• На пятом этапе, прежде чем окончательно утвердить план, необходимо проконтролировать соотношение, определенное на втором этапе затрат времени на выполнение работ с фондом рабочего времени (первоочередные задачи, делегирование полномочий и т.п.).
• Шестой этап посвящен составлению плана личной работы. Для удобства лучше всего использовать еженедельник, в котором отображаются задачи, необходимые действия, номера телефонов, адреса и другая информация.

Благодаря наличию резерва времени появляется возможность адекватно реагировать на возможные осложнения в процессе реализации тех или иных задач. Для составления плана достаточно 10-20 минут в конце рабочего дня.

Планирование рабочего времени следует осуществлять с учетом рациональной очереди. На первом месте – дела с фиксированным сроком исполнения; те, которые требуют значительных затрат времени, а также неприятные дела, откладывать которые «на потом» нежелательно. Второе место занимают рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам (например, чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). В любом случае устанавливается точный срок выполнения работ.

На практике используют несколько вариантов планов:

1. Долгосрочные планы, с помощью которых разделяется время на реализацию крупных жизненных целей (образование, продвижение по служебной лестнице и т.д.).
2. Среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые планы, с помощью которых фиксируют затраты времени на решение конкретных задач, прежде всего, производственного характера.
3. Краткосрочные планы (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализируют среднесрочный план. В месячных планах затраты рабочего времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в недельных отображаются – все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. При составлении краткосрочных планов определяется центральная наиболее трудоемкая проблема, которая должна быть решена в рамках этого плана, которая выходит за его рамки и задачи, к решению которых необходимо приступить.

В месячных планах необходимо учитывать особенности физического, эмоционального и интеллектуального биоритмов, которые составляют соответственно 23, 28 и 33 дня. На положительные отрезки этих периодов планируются работы, которые требуют повышенной нагрузки. Учет принципа повышенной работоспособности необходим и при ежедневном планировании. У большинства людей есть два пика работоспособности с 9 до 13 и с 16 до 18 часов. На это время планируется сложная и ответственная работа.

Ежедневный план должен включать решение не более 10 проблем. В частности, не более 3-х первоочередных, работа над которым ведется в первую очередь. Важнейшие, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем, чтобы к вечеру их необходимо было завершить.

Ежедневный план затрат времени также составляется в письменной форме, поскольку приведенные в нем дела будет труднее проигнорировать. Кроме того, запись разгружает память, дисциплинирует, позволяет более четко распределять работу, делает ее более целенаправленной. Пользуясь записями, легче контролировать выполнение планов и подводить их итоги.

Составление ежедневного плана необходимо осуществить накануне вечером в несколько этапов. В ежедневном плане предусматривается «окно» для решения возможных неожиданных проблем и 10 минут на отдых после каждого часа работы. Утром, составленный накануне план еще раз уточняется, чтобы уточнить обстоятельства, которые могут возникнуть.

Важно, чтобы руководитель начинал свой день до прихода подчиненных на работу (уточнить задачи и принять меры по преодолению трудностей). Самые легкие дела целесообразно выполнять во второй половине дня не только с учетом утомляемости, но и с учетом того, что подчиненные, как правило, приходят во второй половине дня с просьбой разъяснить тот или иной вопрос.

В целях экономии времени необходимо избегать импульсивных действий. То есть, если возникла идея, ее лучше зафиксировать и вернуться к ней после решения уже начатой проблемы. Фиксация необходима, в случае перерывов в работе, поскольку это позволит быстрее вернуться к решению проблемы.

Необходимо помнить, что ряд мероприятий в работе менеджера постоянно повторяется, поэтому нужно решить, где требуется личное присутствие, а где его может заменить подчиненный.

Почти ежедневно возникает одна и та же проблема. Дела упорядочены в конкретном списке. Но приходит первая почта, и менеджер вступает в конфронтацию с различными проблемами, которые необходимо решить в личном контакте, по телефону или письменно. И так весь день. Однако, хотя и нельзя все предусмотреть, но избежать целого ряда «холостых ходов» все же возможно, если организовать рабочий день по принципу: «работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Вследствие того, что, как правило, объем функций возложенных на руководителя значительно превышает его возможности, возникает необходимость выбора первоочередных задач и дел и принятие решения об их приоритетности.

Эффективная работа менеджера состоит в том, что он последовательно и полно завершает одно дело. Все дела выполнить невозможно, поэтому необходимо четко определить приоритетность дел.

Определение приоритетности дает возможность менеджеру:

1. Работать действительно только с важными и необходимыми задачами.
2. Концентрировать внимание на выполнении только одной задачи.
3. В конце планового периода заканчивать рассмотрение важнейших задач.

Поскольку определение приоритетов – это довольно сложная задача, в теории менеджмента есть рекомендации, облегчающие выбор приоритетов.

Выбор приоритетов осуществляется с помощью методов:

1. принцип Парето, согласно которому 20% дел дают 80% эффекта, а 80% дел, которые необходимо выполнить дают 20% результата;
2. метод АВС-анализа основан на таких закономерностях:
   • важнейшее значение (А) составляют примерно 15% всех задач, которые выполняет менеджер. Значимость этих дел дает 65% результата;
   • важные задачи (категория В) составляют 20% общего объема и дают 20% результативности;
   • менее важные задачи (категория С) составляют 65% задач и дают 15% результата.

Для определения задач категории А необходимо ответить на такие вопросы:

1. Благодаря выполнению, каких задач я приближаюсь к выполнению моих главных целей (года, месяца, недели)?
2. Возможно ли, решив одну задачу, решить сразу несколько других задач?
3. Благодаря решению каких задач я смогу внести наибольший вклад в достижение целей предприятия, подразделения, группы?
4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу и материальное вознаграждение?
5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?