Наличие актуальной версии отчета (2022-2024 гг.) можно проверить в сообществе
Каковы коммуникационно-информационные аспекты распорядительной деятельности?
При передаче решений для выполнения своим подчиненным руководитель должен обеспечить все необходимые условия для того, чтобы:
- преодолеть эмоционально-психологический барьер, то есть информация должна восприниматься как можно лучше;
- информация должна быть понятна (чтобы не возникало содержательного психологического барьера);
- информация должна быть усвоена рабочим.
Чем авторитет руководителя у подчиненных, тем более гибкой является форма его обращения к ним:
- пожелания («Я бы хотел ...»);
- совет («Я бы посоветовал ...»);
- просьбы («Я вас очень прошу ...»);
- рекомендация («Я вам рекомендую ...»);
- сообщения («Я бы хотел подчеркнуть, что вы должны сделать задания до следующего понедельника ...»);
- объяснение («В связи с положением ...»);
- объяснение задания («Во-первых…, во-вторых...»);
- указание («Вам срочно необходимо выполнить работу»).
Выбор того или иного средства обращения зависит от того, как сочетаются доверие и требовательность руководителя по отношению к рабочим.
Каждое из средств имеет свой диапазон управленческого воздействия: убеждение помогает преодолевать различные психологические барьеры; уговоры могут быть эффективными тогда, когда неуверенных рабочих необходимо настроить на какие-либо задачи; указания необходимы в том случае, если работника необходимо поставить перед выбором « или ... или », для того, чтобы они сами отказались от нежелательного варианта поведения; принуждение – это крайняя форма и она необходима тогда, когда нужно заставить работника работать.
В профессиональном общении руководителю очень трудно найти индивидуальный подход к каждому исполнителю в зависимости от того, какие мотивы у него доминируют.
Характер коммуникаций определяется выбором формы обращения, средством сообщения и контакта. Это можно изобразить графически, как два типа актов коммуникационной поведения руководителей и работников: непосредственное и опосредовано.
Отечественные исследователи выделяют четыре варианта коммуникативных типов руководителей.
- Тип А. Руководитель в больший степени ориентирован на общение с подчиненными. Он считает необходимым подталкивать их высказывать свое мнение, внимательно прислушиваться к их преимуществам, учитывать настроение. Полученную информацию он пытается использовать в работе.
- Тип Б. Руководитель ориентирован на общение с подчиненными, но не особенно стремится учитывать информацию. Он хотя и общается с подчиненными, стремится выслушивать их мнение, но не умеет или не хочет использовать полученную информацию в своей работе.
- Тип В. Руководитель ориентирован на общение с подчиненными только в пределах понимания целесообразности такого общения. Он считает, что необходимо учесть мнения, настроение подчиненных, но только до тех пор, пока это помогает в работе. Если у него нет уверенности в целесообразности такого общения, то он сознательно ограничивает диапазон общения даже тогда, когда подчиненные к нему обращаются.
- Тип Г. Руководитель совсем не ориентирован на общение с подчиненными. Он не считает целесообразным слушать их мнения, не обращает внимание на их настроение, не уделяет внимания их деловым предложениям и просьбам. Руководитель не склонен тратить свое время на анализ и учет при принятии решения.
По мере повышения иерархического уровня увеличивается количество руководителей типа В и уменьшается количество руководителей типа Б. Наибольшее количество руководителей типа А – это руководители, которым за 40. Типы А и Б стремятся больше времени уделять общению с подчиненными.
Однако никто из приведенных групп не хотел бы увеличить время общения с вышестоящим руководством.
Наиболее довольны своей работой руководители типа А и Б и наименее – Г.
Совершенствование коммуникационно-информационных аспектов распорядительной деятельности руководителей осуществляется по следующим направлениям:
- Оптимизация информационных потоков. Менеджеры всех уровней должны знать свои потребности в информации и потребности высшего руководства. Поэтому оптимальным считается тот поток информации, который необходим для обеспечения процесса управления.
- Взаимодействие руководителей и подчиненных. Руководитель не должен ждать, когда к нему поступит информация. Целесообразно практиковать обсуждения важных вопросов с одним или несколькими подчиненными, проводить совещания, поощрять тех, кто стремится к контактам с руководителем.
- Организация эффективной системы обратной связи, что предполагает получение информации от первоисточников. Например, начальник отдела кадров какого-нибудь универмага во время встречи с торговой группой может получить информацию о состоянии объекта управления и донести ее до руководителя.
- Внедрение системы сбора предложений.
- Информационное оповещение администрации предприятия: бюллетени о стимулировании, охране труда и др. Информирование работников из официальных источников уменьшает негативные последствия слухов.
- Использование современных информационных технологий.
В процессе коммуникации возникают не только технические помехи по правильному восприятию информации, но и помехи (барьеры), связанные с физиологическими и психологическими особенностями человека. Они формируют физиологические и психологические барьеры.
В составе названных барьеров можно выделить четыре фактора, оказывающих воздействие на процесс общения:
- настороженность, которая позволяет воспринимать информацию с помощью органов чувств (сенсоров). Настороженность человека колеблется, поэтому различают такие циклы этих колебаний:
- долгосрочные;
- 25-часовые, так называемые «биологические часы»;
- краткосрочные;
- фазные;
- внимание, выполняющее ту же роль, что и настороженность. Для того, чтобы активизировать внимание человека, особенно в современных условиях, информация должна быть сжатой;
- восприятие, позволяющее осознавать информацию, поступающую от различных сенсоров;
- память, позволяющая при необходимости воссоздать необходимую информацию. В современных условиях память у людей снижается под воздействием ряда неблагоприятных факторов.
Помимо названных, существуют также социальные и культурные барьеры.
На степень успешности коммуникации при рассмотрении этих барьеров влияют такие факторы:
- ортодоксальность, подразумевающая неуклонное следование каждого человека убеждениям, нормам, методам той группы людей, к которой они принадлежат. В результате возникает «групповое мышление», затрудняющее в отдельных случаях восприятие информации;
- культурные отличия проявляются при столкновении группы людей, принадлежащих к разным культурам.
Например, компания «Тетра-Пак» презентовала в Украине категорию «Т-молоко» как «молоко длительного хранения». Через несколько лет продвижения компания зашла в тупик: низкие продажи означали, что компания неправильно коммуницировала с потребителем. Люди не могли понять, как можно с детства знакомый продукт хранить 3 месяца. Стратегию продвижения марки нужно было разрабатывать заново одновременно с формированием новой категории для украинских потребителей.