Создание и развитие информационных систем, как один из путей к решению по организации и проведению конкурсного цикла, на примере Российского гуманитарного научного фонда

В соответствии с уставом Российского гуманитарного научного фонда (далее – РГНФ, Фонд) целью и предметом деятельности Фонда является финансовая, в том числе в форме грантов юридическим и физическим лицам, и организационная поддержка научных исследований в области гуманитарных наук, способствующая реализации государственной научно-технической политики, распространению гуманитарных научных знаний в обществе, основанная на принципах предоставления ученым права свободы творчества, выбора направлений и

Фонд осуществляет следующие виды деятельности в пределах государственного задания:

• проведение отбора научных, научно-исследовательских программ и проектов в области гуманитарных исследований (далее – научные проекты) на конкурсной основе по следующим направлениям:
  • проведение научных исследований в области гуманитарных наук, в том числе молодыми учеными;
  • проведение междисциплинарных исследований, направленных на создание научных основ социального и гуманитарного развития России;
  • издание научных трудов и подготовка научно-популярных изданий по результатам научных исследований, проводимых в рамках научных проектов, профинансированных Фондом;
  • организация в рамках реализации научных проектов мероприятий, в том числе конференций и семинаров;
  • проведение экспедиций, полевых и социологических исследований, научно-реставрационных работ, необходимых для получения новых данных в области гуманитарных наук;
  • развитие экспериментальной базы исследований, включая создание и приобретение программного обеспечения, необходимого для выполнения научных проектов;
  • осуществление регионального и международного научного сотрудничества в области гуманитарных наук, включая финансирование совместных научных проектов;
• проведение экспертизы научны проектов при проведении конкурса и на всех стадиях реализации;
• организационное и информационное обеспечение и сопровождение проведения конкурсного отбора научных проектов по направлениям, поддерживаемым Фондом, а также информационное обеспечение проведения научных мероприятий.

Средства для поддержки гуманитарных научных исследований выделяются Фондом на конкурсной основе независимо от ведомственной принадлежности и правового статуса организации, в которой работает автор (авторский коллектив) проекта, а также независимо от их возраста, ученого звания, ученой степени или должности, занимаемой ученым в организации.

Совет Фонда определяет научные направления, по которым Фонд объявляет конкурсы (классификатор Фонда), сроки и порядок их проведения, общие принципы финансирования проектов. Результаты конкурсов утверждает бюро совета Фонда.

Применительно к ситуации сложившейся в РГНФ к 2011 году возникла острая необходимость активного внедрения современных информационных технологий в деятельность Фонда при проведении конкурсного цикла. Прежняя схема предусматривала подачу заявок в Фонд в четырех печатных экземплярах и дополнительно в двух электронных – на дискетах или cd-дисках. Учитывая, что при проведении нового конкурсного цикла Фонд обрабатывает около 9000 заявок и принимает около 3500 отчетов, по ранее поддержанным заявкам, все эти бумаги обрабатывались вручную сотрудниками РГНФ и экспертами Фонда. Членам экспертных советов Фонда приходилось работать непосредственно в РГНФ, что ограничивало их круг территориальной близости к столице. Электронные версии заявок использовались в основном для статистики, да и то с трудом – ведь документы не были унифицированы. Вся эта бумажная волокита очень сильно оттягивала сроки проведения конкурсного цикла и рождала множество ошибок. Вот почему в 2011 году советом Фонда было принято решение о создании комплексной информационной системы РГНФ.

При запуске новой системы РГНФ рассматривал несколько вариантов ее ввода, в том числе и опыт коллег из РФФИ, в свое время постепенно переходивших на использование информационной системы. РГНФ сделал решительный шаг вперед и единовременно перевел весь конкурсный цикл в новую информационную систему. Информационная система оказалась и не так уж сложна в своей эксплуатации, как боялись заранее, что даже значительная часть ученых РГНФ – люди старшего возраста, которые «не совсем на Ты» общаются с компьютером, смогли адаптироваться в работе в новом формате при проведении конкурсных процедур. Требования к программных средствам пользователей информационной системы минимальны: достаточно современной версии любого из наиболее распространенных браузеров. При единовременном переводе конкурсного цикла в новый формат, информационная система показала ряд недоработок, были выявлены наиболее частые проблемы у пользователей и принять меры по их устранению (при плавном переходе это было бы сделать много сложнее.

РГНФ при создании своей комплексной информационной системы постарался учесть все самое лучшее из того, что было у соседей в информационной системе Российского фонда фундаментальных исследований «Грант-Экспресс», но вместе с тем были добавлены новые, современные принципиальные технические решения. Решение некоторых модулей системы РГНФ были позаимствованы у портала Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. Так в целях уменьшения ошибок при ручном вводе в системе реализован принцип «однократности ввода данных», достаточно одному пользователю внести информацию об организации представителем которой он является, и они становятся доступны всем пользователем, так же реализован принцип самостоятельной ответственности – за корректность информации отвечает пользователь. Никто – ни сотрудники Фонда, ни эксперты – не имеют прав и, самое главное, технических возможностей вносить какие – либо изменения в данные пользователей, в их заявки, это очень важно, ведь речь идет о заявках на получение финансирования. Также огромный плюс, что в информационной системе существует обратная связь с грантозаявителями так, перед тем как зарегистрировать полученную заявку, сотрудники Фонда ее рассматривают на предмет полноты оформлении электронного варианта, в случае обнаружения ошибок, они через информационную систему отправляют ее на доработку, сообщают неточности в оформлении и предлагают ученым, устранив ошибки, снова подать заявку. Также одним из главных аспектов системы – это наличие единой информационной базы, в которой собираются все данные, она позволяет информировать грантозаявителей через систему обо всех этапах прохождения заявок, например о дате поступления печатного экземпляра в фонд, а также о причинах недопуска заявки к конкурсу, результатах экспертизы и выделенных суммах.

Набор предложенных форм и их содержание при оформлении заявки в информационной системе уже изначально определены в системе согласно научных направлений. Часть информации вводится один раз и потом лишь подлежит актуализации, в системе присутствует разнообразные автоматические проверки сроков, сумм, заполнение требуемых полей при подаче заявки, также автоматически происходит подготовка печатного варианта заявки, теперь всего одного экземпляра, а не четырех как ранее. Получение требуемых документов для начала финансирования проекта тоже происходит через информационную систему, упрощена их подготовка, и, как результат, ускоряется процесс получения средств гранта. Все заявки прошедшие регистрацию через информационную систему имеют свой уникальный штрих-код, что существенно упрощает процесс работы сотрудников РГНФ с документами. Подача заявок через информационную систему позволяет Фонду оперативно взаимодействовать с грантозаявителями по возникающим техническим вопросам. Наличие в информационной системе структурированной информации по заявкам позволяет определить средний запрашиваемый объем финансирования по разным видам проектов, исходя из полученной информации советом Фонда были внесены изменения по среднему размеру грантов по разным видам проектов и распределению финансирования на последующие конкурсные циклы.

Также использование информационной системы в лучшую сторону повлияло на процесс экспертизы заявок. Так через новую систему проводятся конкурсы экспертов, любой человек с ученой степенью доктора наук может принять участие в данном конкурсе, это позволяет активнее привлекать экспертов из разных регионов России, а не как ранее только живущих в территориальной близости к столице. Использование системы позволяет ускорить процесс проведения самой экспертизы, эксперту теперь доступно больше информации, в том числе и о грантозаявителе, теперь использование информационной системы позволяет сделать более действенный контроль за качеством экспертизы. Это необходимо, ведь из года в год количество поданных заявок продолжает расти.

Для примера три месяца работ системы выпали на время приема заявок на конкурсы 2012 года, прием заявок осуществлялся на 72 конкурса РГНФ по 16 видам проектов, это очень трудоемкая работа, включающая в себя прописывание в системе условий конкурсов, конструирование утвержденных форм к заполнению и т.д. Так сказать, работа изнутри – работа Фонда, а извне Фонд получил достаточно масштабный отклик. В данный момент в системе зарегистрировано более 25 тысяч пользователей – ученых, около 3 тысяч организаций, более 100 тысяч публикаций пользователей, более 1000 экспертов РГНФ, так информационная система обобщила все ступени конкурсного цикла. Теперь подать заявку или сдать отчет можно из любого места, в любое время, это сводится лишь к онлайн – заполнению требуемых форм. Система открывает большие возможности проведения аналитических исследований полученных в информационной системе данных, что превращает ее в мощный инструмент для принятия решений.

В целом введение информационной системы конкурсного цикла нашло положительный отклик у научной общественности. На достигнутом РГНФ не останавливается и происходит исследование возможностей и определение путей развития существующего программного обеспечения и инфокоммуникационной инфраструктуры РГНФ для создания информационной системы РГНФ нового поколения.

В ходе реализации проводимых мероприятий должны быть решены следующие задачи:

• исследование текущего состояния информационной системы РГНФ, выявление базовых возможностей ее развития, разработка рекомендаций, процедур и механизмов проведения на ее основе разнообразных аналитических изысканий;
• исследование и разработка путей создания гибких механизмов оперативного предоставления отчетных материалов, сформированных посредством обработки информации, содержащейся в базах данных РГНФ;
• исследование необходимости и оценка возможностей интеграции информационной системы РГНФ с внешними информационными системами и базами данных, содержащими информацию о научных исследованиях в гуманитарной сфере для реализации функций контроля за использованием выделенных РГНФ финансовых средств и повышения эффективности государственного финансирования научных исследований;
• исследование возможностей расширения спектра автоматизируемых функций деятельности РГНФ и повышения эффективности эксплуатируемых РГНФ информационных систем для создания технологических и организационных механизмов оперативного сбора, обработки и представления больших объемов научной и служебной информации (включая семантический анализ текстов), полученной из различных источников, предоставления руководству РГНФ, экспертным советам и сотрудникам РГНФ современных средств многоаспектного анализа данных;
• исследование и разработка возможностей обеспечения конфинденциальности информационной системы в соответствии с действующим законодательством.

Источник: Зернова Е.Е. «Создание и развитие информационных систем, как один из путей к решению по организации и проведению конкурсного цикла, на примере Российского гуманитарного научного фонда»